Compliance

Cieľom riadenia súladu spoločnosti Witzenmann je dodržiavanie zákonných ustanovení, vnútropodnikových smerníc, ako aj základných etických zásad a medzinárodných štandardov, ktoré sú platné celosvetovo pre skupinu Witzenmann.

Systém CMS zahŕňa celú skupinu Witzenmann. Orientuje sa na obchodné činnosti a potreby spoločnosti Witzenmann a je zameraný predovšetkým na oblasti, ktoré boli v rámci analýzy rizík stanovené ako relevantné pre spoločnosť. Pri riadení súladu sa v spoločnosti Witzenmann kladie osobitný dôraz na ľudské práva a ochranu životného prostredia, ochranu osobných údajov, súlad výrobkov, zákon o ochrane hospodárskej súťaže, predchádzanie korupcii a praniu špinavých peňazí, kontrolu exportu a smernice o sankciách.

Bezúhonné a etické správanie v súlade s predpismi je základom obchodných praktík spoločnosti Witzenmann. Je to zakotvené v kódexe správania spoločnosti Witzenmann (Code of Conduct).

Manažment spoločnosti a vyšší výkonní pracovníci spoločnosti Witzenmann sa plne zasadzujú za tieto zásady a idú svojím správaním zamestnancom príkladom („Tone from the Top/Middle“).

Zamestnanci majú kedykoľvek možnosť obrátiť sa na svojich nadriadených, manažment spoločnosti alebo pracovníkov zodpovedných za riadenie súladu v prípade otázok týkajúcich sa súladu, zistenia rizík alebo nezrovnalostí. Všetkým zamestnancom je taktiež k dispozícii systém nahlasovania, ktorý zaisťuje účastníkom osobitnú ochranu.

Riadenie súladu je riadiacou úlohou všetkých vedúcich pracovníkov v podniku. Prostredníctvom organizačných opatrení, predovšetkým zabezpečením vhodných a transparentných procesov, ako aj poskytnutím potrebných zdrojov, je zaistené, že sa systém CMS efektívne využíva v rámci celej skupiny Witzenmann.

Za systém CMS je zodpovedné oddelenie Právo a riadenie súladu spoločnosti Witzenmann GmbH, ktoré pravidelne a v prípade potreby okamžite informuje priamo príslušného riadiaceho pracovníka. Oddelenie Právo a riadenie súladu vyvíja v rámci celej skupiny platné štandardy pre riadenie súladu a ako prvé kontaktné miesto poskytuje jednotlivým divíziám spoločnosti poradenstvo ohľadom akýchkoľvek otázok týkajúcich sa riadenia súladu.

Podporu oddeleniu Právo a riadenie súladu poskytuje celosvetová sieť pre riadenie súladu skupiny Witzenmann. Každej medzinárodnej dcérskej spoločnosti je k dispozícii lokálne kontaktné miesto pre riadenie súladu. Poskytuje podporu manažmentu pri dodržiavaní pravidiel a riadenia súladu na mieste, predovšetkým vzhľadom na implementáciu štandardov platných pre celú skupinu a dodržiavanie platného miestneho práva.

Základ pre riadenie rizík súvisiacich s riadením súladu v spoločnosti Witzenmann tvoria príslušné analýzy rizík. V rámci pravidelných analýz rizík súvisiacich s riadením súladu sa organizácia systematicky preveruje vzhľadom na tieto riziká. Identifikované riziká sa zaznamenávajú, analyzujú a vyhodnocujú.

Ak si to vyžadujú mimoriadne okolnosti, rozšíri sa pravidelná analýza rizík o mimoriadne kontroly a hodnotenia rizík.

Na základe identifikovaných rizík súvisiacich s riadením súladu vyvíja a implementuje spoločnosť Witzenmann princípy a opatrenia na zníženie rizika nesúladu. Sem patria:

• kódex správania pre pracovníkov spoločnosti Witzenmann,
• kódex správania pre dodávateľov spoločnosti Witzenmann,
• tematické smernice a príručky,
• pokyny týkajúce sa procesov, práce a organizácie,
• kontrola obchodných partnerov,
• školenia, e-learningové programy a workshopy,
• dôverný a na želanie anonymný systém nahlasovania,
• ponuka poradenstva v prípade otázok týkajúcich sa riadenia súladu.

Spoločnosť Witzenmann poskytuje svojim zamestnancom a obchodným partnerom rôznymi spôsobmi informácie o štandardoch týkajúcich sa riadenia súladu, ktoré platia v spoločnosti Witzenmann, okrem iného o interných oznámeniach manažmentu spoločnosti a oddelenia Právo a riadenie súladu, pri osobných rozhovoroch, pri reagovaní na zákaznícke dopyty, ako aj prostredníctvom zverejnení na intranete a internete.

Zamestnanci spoločnosti Witzenmann absolvujú v pravidelných intervaloch školenia ohľadom tém týkajúcich sa riadenia súladu. V rámci týchto školení dostávajú informácie, ako sa môžu v súlade s pravidlami a bezúhonne správať počas bežného pracovného dňa. Program školení zostavený podľa potrieb zahŕňa prezenčné školenia, ako aj e-learning.

V rámci pravidelne vykonávaných analýz rizík sú počas osobných rozhovorov s výkonnými pracovníkmi všetkých relevantných divízií spoločnosti vysvetľované obsahy týkajúce sa riadenia súladu. Výkonní pracovníci môžu pritom riziká pomenovať vzhľadom na svoju divíziu a kontaktovať expertov na riadenie súladu.

Všetci pracovníci a orgány spoločnosti Witzenmann majú okrem toho možnosť kedykoľvek požiadať o kvalifikované poradenstvo ohľadom otázok týkajúcich sa riadenia súladu oddelenie Právo a riadenie súladu. V prípade potreby sú k dispozícii na konzultáciu odborne špecializovaní právni poradcovia.

Spoločnosť Witzenmann kontroluje priebežne efektivitu a primeranosť, ako aj potrebu zmien systému CMS. V prípade nových právnych požiadaviek, zmeny rizík alebo výskytu nových rizík sa systém prispôsobí novým okolnostiam. Na tento účel vyvíjame katalógy opatrení a procesy, ktoré následne implementujeme.

Poznatky vyplývajúce z výsledkov analýz rizík súvisiacich s riadením súladu, revízií, podnetov zamestnancov a vedenia spoločnosti a príp. upozornení zo systému nahlasovania sa využívajú na ďalší rozvoj a zlepšovanie systému.